「僕がしている仕事を上司は全然わかってなくて話が通じない！」
「上司が外から転職してきた！うちの会社のことを知らないのに大丈夫なの？」
「なんで僕が上司の教育なんてしなきゃいけないの？
上司なんだからわかってて当たり前じゃないの？」
転職者の多い外資系では実際よくある光景ですね。
でもこの問題、ちょっとだけ部下の方から歩み寄って"教育"してあげると、その後の上司との関係がグッと楽になります。余計なストレスを減らして自分の業務に集中したいですよね。
この記事では僕が転職してきた上司を"教育"したときの気にかけた3つの点を紹介します。
今まで通算17人の上司と働いた経験を元にしています。「上司の業務知識のなさに困ってる」という方はぜひ取り入れてみてください。
上司を教育する時の3つのポイント
ポイント
- ゆっくり話せる環境を整える
- 抱えている業務について話す
- 自分自身の取り扱い方法について話す
ゆっくり話せる環境を整える
十分な時間を確保する
ゆっくり話す環境を整える目的は、もちろん話をきちんと理解してもらうことです。
業務に忙しくなってくると、上司とゆっくりと話をする機会は減るものです。最初にしっかりと時間をとって話をしておくのはお互いにとって有益です。
上司に伝える時は、
「2時間ください!!」
など必要な時間を明確に要求しましょう。
「そんなに時間を割いてもらっていいのかな」と思う人もいるかもしれません。
ですが可能 or 不可能は上司が決めればいい話なので、遠慮せずに多めにリクエストしてみることを勧めます。
事前に目的を伝えておく
目的が明確になっていないと警戒感を与えます。
「なんか面倒なこと言われるのかな？」と身構えさせてしまうとリラックスして話せなくなってしまいます。
「自己紹介も兼ねて、今の業務についてお伝えしておきたいのですが..」
と先に目的を伝えておきましょう。
圧を与えない話し方をする
当日お話しする時の話し方も重要です。
相手にプレッシャーを与えずに、「一緒に頑張っていこう」と感じてもらえるような話し方を目指しましょう。
不要な圧力は相手に緊張感を与えます。今後のストレスを減らすためにも打ち解けた関係構築をしていきます。
"返納性の法則" 心理的に、前向きな気持ちには前向きな気持ちを返したくなる。
抱えている業務について話す
自分が受け持っている業務について話すときに気を付けることは、「理路整然」と話すことです。
自分が思うがままに話していては相手に伝わりませんし、印象も悪化します。
ここでは一例として、時系列で話す方法を提案します。
<過去>
・どんな困難があり、どのように乗り越えてきたのか
・一番達成したと思えることはどんなものか
<現在>
・今一番難航しているのはどのような点か
・上司に助けてほしいことは具体的にはどんなことか
・逆に放っておいてほしい部分はどんなことか
<未来>
・業務の方向性と理由
・会社からはどのような指示が出ているのか
・直近で上司がしなければならないことがあるか
このように時系列に直すと、必要なことが概ね網羅されます。
時系列ではなくても様々な括り方があるので、自分に合った方法を選びましょう。
自分自身の取り扱い方法について話す
ここでは自分の取り扱い方を説明します。
「え？」って思われるかもしれませんね。でも関係性が浅いうちに伝えておくといいことがあります。それは自分が、
- 何をされるとうれしいか
- 何をされるとイヤなのか
という点です。
部下が「新しく着任した上司はどんな人なんだろう」と思うように、新しい上司も部下との接し方を考えます。(そう見えなくても意外と考えていることが多いです。)
上司の立場で考えると、この2点を知っておくだけで関係構築の重要な材料になります。
僕はどんなことを伝えてきたか思い返してみました。
何をされるとうれしいか
・信頼して距離感を保ってくれること
・必要な時に時間を確保してくれること
・話をしっかり聞いてくれること
何をされるとイヤなのか
・監視されているように感じる細かすぎる業務管理
・「いいからやれ」のようなトップダウン
・最初から疑ってかかること
いかがでしょうか？一緒に働いた期間があると逆に言いづらくなりませんか？
面識があまりない状態だからこそ言えるのです。
まとめ
業務のことをあまりわかっていない上司が来たらちょっとめんどくさいですよね。
多くの人が毛嫌いする環境を、ぜひあなただけは逆手にとって差別化してみませんか？
ストレスの少ない上司部下の関係が作れるかもしれませんよ。
これ以外にも「会社員でも楽しく働きたい」と感じている方は、こちらの記事を読んでみてくださいね。
楽しく働ける環境を作っていきましょう。